Jak si zorganizovat doklady a čas v podnikání

Objevte tipy na efektivní správu vašich dokladů a úkolů, abyste díky chaosu neztrácely čas a zároveň měly pořádek i pro případnou kontrolu úřadu. Jednoduchý systém pro každý den.

🕒 4 min čtení   

🔍 Kategorie: PRAKTICKÉ TIPY

I když nemusíte mít účetnictví nebo daňovou evidenci a víte, že "papíry" prostě nejsou vaše parketa, tak stojí za úvahu nastavit si jednoduchý systém. Protože chaos v dokladech vás stojí víc, než si myslíte – čas, energii i peníze. V tomhle článku najdete jednoduchý návod, jak si vytvořit systém, který vám bude sloužit, ne přidělávat práci. A ani k tomu nepotřebujete nic speciálního nebo drahého.

Faktury, účtenky, smlouvy, potvrzení o platbách, úkoly, objednávky... vše se hromadí rychleji než kavárenské účtenky v peněžence. Pokud si nenastavíte jednoduchý systém hned na začátku, brzy se utopíte v papírech, v e-mailech nebo zapomenutých úkolech. A nejde jen o byrokracii. 

Dobře nastavený systém vám pomůže:

• vidět, co se děje ve vašem podnikání,

• šetřit čas i peníze,

• a být v klidu, i když přijde případná kontrola.

Praktické kroky

Jak efektivně třídit a organizovat doklady v podnikání

Nejde o krásu, ale o funkčnost. Nemusíte mít barevně sladěné šanony ani perfektní pořadače – důležité je, aby vám váš systém dával smysl, byl přehledný a rychle dohledatelný. Pokud totiž strávíte víc času hledáním než samotnou prací, přestane vás to bavit velmi rychle – a papírový (nebo digitální) chaos začne růst. 

🎯 Cíl je jednoduchý:
Až za tři měsíce budete hledat fakturu za reklamu na Facebooku, chcete ji najít za dvě minuty – ne prohledávat stovku e-mailů.  Až budete chtít vyreklamovat nakoupený materiál, potřebujete to hned, a ne dvě hodiny zoufale přehrabovat tašku nebo šuplíky se zmuchlanými účtenkami.

📌 Váš systém nemusí být dokonalý – ale musí být pro vás udržitelný.
Ať už jste "typ složka", nebo "typ cloud", jde o to, aby se vám s organizací dobře pracovalo. Třídit papíry stylem, který vám nesedí, je jako nosit boty o číslo menší – brzy vás to začne bolet, a přestanete to dělat.

Proto si zvolte způsob, který vám:

• bude přirozený,
• nebude zabírat moc času,
• nebude vás stresovat.

A i kdybyste měly jen jednu složku s názvem  "prozatím", je to lepší než nic. Důležité je začít – a pak to vylepšovat po malých krocích.

Dejte svému systému rytmus 

Systém nefunguje, pokud se mu nevěnujete pravidelně. Proto...

📁 Pokud pracujete s papíry:

• Založte si šanony nebo složky podle kategorií (např. Faktury, Bankovní výpisy, Smlouvy, Pojištění).
• Používejte rozdělovníky nebo plastové obaly.
• Vyhraďte si třeba 10 minut týdně (např. v pondělí) na zařazení nových dokladů.

💻 Pokud pracujete elektronicky:

• Vytvořte složky podle let a typu dokladů.
• Doklady foťte, přejmenujte (např. 2025-03-12_pojištění.jpg), a uložte do správné složky.
• Pomůžou vám také fakturační a prodejní nástroje (Fakturoid, iDoklad, Simpleshop apod.), ve kterých můžete mít evidenci a archiv všech vystavených faktur.

💡 TIP na efektivní správu:

🕒 Každé pondělí si dejte 10 minut na:

• Uložení nových faktur a účtenek (ideálně ihned pojmenovat),
• Protřídění emailů a uložení důležitých zpráv a dokumentů, které v nich máte,
• Zapsání poznámky "co je potřeba dořešit" (např. uhradit faktury, vyžádat chybějící doklad apod.)

Tento jednoduchý rituál vám dá pocit kontroly a zamezí hromadění neřešené agendy.

Vytvořte si systém, i když jste v paušálním režimu, protože ten vám jenom zjednodušuje povinnosti vůči státu. Když nebudete vědět kdy co uhradit, kde máte nákupní doklad pro případnou reklamaci, nebo kde jste založily důležitou smlouvu, do které se teď potřebujete podívat, brzdí tohle zjednodušení vůči státu, vaše podnikání.

Má smysl mít systém i na úkoly nebo projekty?

Jasně. Když zapomenete na něco důležitého, tak vás to ovlivní a může to stát i spoustu peněz. A myslet si, že všechno udržíte v hlavě, je naivní. Možná, že ze začátku tolik úkolů nemáte, ale pokud vaše podnikání poroste, tak i úkolů, schůzek a projektů bude přibývat, Nastavte si proto systém i na to. Alespoň na nic důležitého nezapomenete a budete pracovat efektivněji.

Najděte si nástroje, které vám pomůžou

Nejste na to samy...existují nástroje, které vám to celé můžou ulehčit a vy nemusíte nic složitého vymýšlet. A nejde jenom o správu dokladů, ale i o správu úkolů, projektů nebo zakázek. Tyto nástroje vám ulehčí podnikání, dají vám systém a přehled.

💡 Doporučuji:

• Google Drive, One Drive – jednoduché úložiště a zálohování. Skvělé pro ukládání a přehlednost bez papírování. Dostupné odkudkoli — cloudová úložiště jsou základ.

• Dropbox nebo jiné cloudové úložiště — pro ty, které nechtějí všechno na Google, ale chtějí mít jistotu, že se jim nic neztratí. Ideální i pro zálohu a sdílení s účetní. 

• Fakturoid / iDoklad apod. – fakturace s archivem a automatické sledování plateb. Základní přehledy o prodeji.

• Notion  – multifunkční nástroj , který se dá využít jako "hlavní centrála" pro evidenci, plánování, poznámky i finanční přehled. V angličtině.

• Freelo - česká aplikace pro správu projektů, úkolů, zakázek. Jednoduché rozhraní, čeština a možnost spravovat zakázky, úkoly i termíny.

• Trello - digitální nástěnka - listy a karty, které si můžete přizpůsobit podle sebe. Např. projekty, zakázky, úkoly, termíny.  V angličtině.

• OneNote - digitální poznámkový blok v češtině od Microsoftu. Skvělé pro ukládání nápadů, dokumentů, fotografií účtenek, poznámek k zakázkám.

• Excel nebo Google Sheets – tabulky pro jednoduchý přehled příjmů, výdajů, objednávek nebo dalších přehledů, které potřebujete mít. A zvládnete si je udělat i samy. A pokud na to nejste využijte můj systém Pořádek v podnikání, který vám dá to nejdůležitější.

Většina těchto nástrojů je v základní verzi zdarma. Takže do začátku to určitě stačí, můžete si nástroj osahat, jestli vám vyhovuje. A jak porostete, a bude-li to potřeba, můžete přejít na placené verze, které nabízejí více funkcí, více úložného prostoru apod.

Důležité není v jakém systému to děláte, ale to, že se v tom samy vyznáte. 

Freelo - české rozhraní, ideální na správu úkolů a projektů.

Jak to dělám já?

Abych byla upřímná, nejsem člověk, který by si nějak extra liboval v papírech. Ale zároveň potřebuji mít ve věcech pořádek, jinak z toho mám v hlavě chaos. Takže jsem si našla způsob, který mi sedí — jednoduchý a udržitelný.

Jsem spíš "cloudový typ". Všechno vedu elektronicky a mám jednu hlavní složku podle let. V ní několik podsložek: bankovní výpisy, vydané faktury, přijaté faktury, smlouvy… nic složitého. Když mi přijde doklad, hned ho nahraju a hotovo. Ne proto, že mě to nějak extra baví, ale proto, že jsem zažila během své praxe i pár kontrol, takže vím, jaký klid přináší mít věci po kupě.

A pak je tu ta druhá část — finanční přehled. To je něco, co potřebuji ke svému klidu ještě víc než pořádek v dokladech. Používám svoje vlastní nástroje v excelu, které nabízím i vám. Chci vědět, jak na tom jsem, co si můžu dovolit a co už ne. Plánuji si finance na rok dopředu, sleduju investice… prostě potřebuji mít jasno.

Nic z toho není dokonalé. Ale hlavně, funguje to a nezabírá to víc času, než je nutné. A to je podle mě u jakéhokoliv systému to nejdůležitější.

Funkční systém = lehčí podnikání

Možná vám to teď přijde jako další zátěž. Ale věřte, že i malý krok k nějakému funkčnímu systému vám přinese klid a prostor pro vaše plány a podnikání samotné. Budete si jistější, vaše podnikání bude působit profesionálněji – a i finančák ocení, že "v tom máte pořádek".  Více o tom, co po vás můžou úřady chtít a po jak dlouho dobu rozebírám v tomto článku.

Nemusíte čekat, až vymyslíte nějaký dokonalý systém. Protože pořádek v dokladech nevzniká velkým rozhodnutím, ale malými kroky, které děláte pravidelně.

Začněte jednoduše a hned:

• Vytvořte si jednu složku "Podnikání 2025" (šanon nebo v počítači).
• Uložte 3 doklady, které máte právě po ruce.
• V kalendáři si označte den, kdy se budete papírům a plánování úkolů pravidelně věnovat (např. každé pondělí 10 minut).
• Vyberte si jeden nástroj (aplikace, cloud) a uložte do něj první doklady.
• Naplánujte si úkoly na další týden, ať na něco nezapomenete.

💬 Systém se buduje postupně – a každý malý krok se počítá. Když víte, kde co máte, přestanete ztrácet čas i energii hledáním nebo dohadováním s účetní. A hlavně – budete mít prostor věnovat se tomu, co vás v podnikání opravdu baví. A o to přece jde...

Díky za přečtení. Pokud se vám článek líbil a přišel vám užitečný, sdílejte ho a sledujte další příspěvky.