Jaké doklady po vás může chtít finančák

I když papíry nejsou nejzábavnější část podnikání, jsou důležité.  Zjistěte, co přesně musíte uchovávat, jak dlouho a jak se připravit na případnou kontrolu – abyste měly klid vy i finančák.

🕒 5 min čtení   

🔍 Kategorie: LEGISLATIVA A DANĚ

Máte složku plnou účtenek, pár faktur v e-mailu a zbytek někde "v cloudu"? Tak to opravdu nejste jediné...Není to jenom váš případ. Jenže i když papíry nejsou zrovna nejzábavnější část podnikání, jsou důležité. 

Dobře nastavený systém vám ušetří čas, nervy i peníze. Nejen při daňovém přiznání, ale i v běžném provozu – když potřebujete dohledat fakturu, ověřit výdaj nebo doložit platbu. A hlavně, vyhnete se stresu při případné kontrole z finančního úřadu, který může chtít vidět doklady i zpětně několik let.

Pořádek v dokladech je o jistotě. O tom, že víte, co se ve vašem podnikání děje. Že vás nic nepřekvapí. Dobrá zpráva? 

Nemusíte být účetní ani jiná expertka. To po vás nikdo ani nechce...

Archivace dokladů v podnikání

Jaké doklady musím archivovat a po jakou dobu?

Z pohledu zákona jste jako podnikatelky povinny archivovat "papíry" podle typu dokladů a vašeho daňového režimu. Lhůty jsou 5 let pro účetní doklady a 10 let pro účetní závěrky a daňové doklady u plátců DPH. 

Pokud jste OSVČ neplátce DPH, co uplatňuje skutečné výdaje, pak doklady archivujte 5 let. Pozor jestliže jste v daňové ztrátě, pak musíte archivovat 8 let. Tato povinnost platí i v případě, že mezitím s podnikáním skončíte. Finanční úřad má totiž právo provést zpětnou kontrolu po celé toto období.

💡 Co všechno se mezi "doklady" počítá?

• faktury vystavené i přijaté,
• účtenky (včetně nákupů za hotové),
• bankovní výpisy (prokazující úhrady),
• smlouvy a objednávky,
• přehledy o příjmech a výdajích,
• doklady o platbách pojistného (OSSZ, ZP),
• účetní závěrky a záznamy, odpisové plány, inventurní soupisy apod.
• další dokumenty, které prokazují nárok na výdaje, slevy, příjmy či splnění podmínek pro daný daňový režim.

Co hrozí, když doklady nemáte?

📉 Při kontrole může být nedoložený výdaj vyřazen z uznatelných výdajů – a tím se zvýší daňový základ.

📉 Při nedoložených příjmech může dojít ke zpochybnění celého podnikání nebo k doměření daní.

📉 Finanční sankce podle toho, v čem je konkrétní problém právě u vás.

📎 A pozor: Povinnost se vztahuje na všechny formy uchovávání – ať už to máte na "na papíře", nebo elektronicky. 

Elektronické vs. papírové doklady - jak je správně archivovat

Zákon umožňuje uchovávat doklady elektronicky. Klíčové je, aby doklady byly čitelné, úplné a dostupné po celou dobu povinného uchování. 

Doporučuje se celosvětově uznávaný formát PDF, u kterého je předpoklad, že bude k dispozici i za 10-20 let, na rozdíl od méně známých a málo užívaných formátů.

Pár praktických tipů:

Co když mám paušální daň?

Možná si říkáte: 

"Když mám paušální výdaje nebo mám paušální režim, nic evidovat nemusím." Jupí....mám vyhráno....Omyl.

I v těchto zjednodušených režimech platí určité povinnosti – a především je potřeba mít přehled pro sebe i pro případnou kontrolu. 

🧾 1. Pokud uplatňujete paušální výdaje:

Tzn. uplatňujete např. 80%, 60 % nebo 40 % z příjmů jako výdajový paušál v daňovém přiznání.

Musíte evidovat:

• Skutečné příjmy – např. vystavené faktury a přijaté platby,
• Bankovní výpisy – prokazující úhrady od klientů,
• Základní přehled pohledávek (nezaplacených faktur) – jde o formální zákonnou povinnost,
• Evidenci DPH (pokud jste plátce) – paušál se nevztahuje na DPH a povinnosti s tím spojené,
• Obrat - protože hlídáte jestli nepřekročíte limit pro povinnou registraci k DPH,
• Přehledy pro OSSZ a ZP – pro výpočet povinných odvodů.

⚠️ U paušálních výdajů sice neprokazujete skutečné výdaje, ale příjmy doložit musíte – bez nich nelze určit základ daně. A proto vás kontrola může vyzvat, abyste je dokázaly, třeba bankovními výpisy. 

A pokud je máte na osobním účtu, k tomu žádnou evidenci faktur, žádné uložené výpisy s označením příjmů, tak si asi umíte představit, že taková kontrola moc příjemná nebude...

💸 2. Pokud jste v paušálním režimu (tzv. paušální daň):

Tzn. neřešíte daňové přiznání, ale platíte měsíčně fixní částku státu.

Musíte evidovat:

• Příjmy za celý rok – protože je nutné zůstat v limitu pro paušální daň v daném pásmu, a to si musíte hlídat,
• Obrat - protože hlídáte jestli nepřekročíte limit pro povinnou registraci k DPH,
• Pohledávky a závazky – kvůli úpravě základu daně při změně nebo porušení režimu,
• Odpisy – u již dříve odepisovaného majetku se musí vést evidenčně.

Je dobré mít:

• Faktury, objednávky, příjmové doklady – kvůli reklamacím klientů apod.
• Bankovní výpisy – k doložení příjmů a skutečné činnosti (např. při náhodné kontrole).

🔍 Finanční úřad má právo zpětně ověřit, zda jste skutečně podnikaly, nepřekročily limity nebo neměly další příjmy, které by vás z režimu vyloučily – např. příjmy z pronájmu, nebo zaměstnání. Bez jakéhokoliv přehledu riskujete - vyloučení z režimu, zpětné doměrky, zbytečný stres při kontrole.

Proč to nepodceňovat?

Ať už máte paušální výdaje, nebo jste v režimu paušální daně, základní evidence je nutná:

• kvůli vašemu přehledu a klidu (kolik jste vydělaly, kdo zaplatil, co zbývá, reklamacím apod.),
• kvůli úřadům při případné kontrole,
• kvůli doložení oprávněnosti k danému režimu.

📌 Nemusíte mít složité účetnictví – stačí jednoduchá tabulka, složka v počítači nebo aplikace, která vám pomůže vše udržet v přehledném systému. 

Aspoň trochu vám pomůže tahák zdarma přehled příjmů a výdajů nebo ještě lépe můj systém "Pořádek v podnikání", díky kterému budete mít vaše podnikání pod kontrolou, a zároveň budete připravené i na případné kontroly.

Co standartně zajímá úřady při kontrole?

Finanční úřad

Ano, i OSVČ bez zaměstnanců může přijít kontrola z finančního úřadu. A to i zpětně několik let. Co po vás mohou chtít?

✅ Doklady – ať už papírově nebo elektronicky.

✅ Evidence – daňové evidence, pokladní knihy, přehled příjmů, přehled pohledávek a závazků.

✅ Doplňující dokumentace – smlouvy, potvrzení o platbě, objednávky apod.

Ostatní úřady

Kromě finančního úřadu vás může zpětně kontaktovat i ČSSZ (sociální správa) nebo vaše zdravotní pojišťovna.
Tyto úřady mohou chtít doložit výši příjmů, přehled podnikání nebo potvrzení o přerušení činnosti – zejména pokud:

• jste žádaly o mateřskou, nemocenskou nebo jiné dávky,
• řešíte změnu výše odvodů,
• ukončujete nebo přerušujete podnikání,
• měníte daňový režim.

📌 Přehledná evidence vám pomůže nejen při daních, ale i v kontaktu s dalšími úřady – ať už půjde o dávky, potvrzení nebo přehledy. 

Osobní nebo podnikatelský účet?

Jedna z častých chyb – hlavně v začátcích – je používání jednoho účtu pro všechno. Doporučuji si od začátku vést podnikání odděleně. Pomůže vám to v přehledu i při kontrole. Opravdu to není zbytečné, pokud nechcete při kontrole, lovit položky, které se týkají podnikání, v záplavě vašich každodenních nákupů na kartu.

Co to znamená v praxi?

• Využívejte oddělený bankovní účet pro příjmy z podnikání. Existují i firemní účty bez poplatku.
• Z osobních nákupů nedělejte podnikatelský výdaj – doklady by měly odpovídat reálné činnosti.
• Pokud něco platíte napůl (např. telefon, auto), označte si, co je podnikatelská část.

➡️ Úřady ocení, když je z vašeho systému jasně vidět, co se týká podnikání – a vám to ušetří spoustu času i nervů.

Nejčastější chyby

Vyvarujte se nejčastějších chyb, které jsou úplně zbytečné:

• Zapomenuté účtenky za hotovostní výdaje a příjmy,
• Míchání osobních a podnikatelských dokladů dohromady,
• Duplicita dokladů (např. faktura i účtenka – jen jedno se uplatňuje),
• Úschova v e-mailech bez zálohy = velké riziko.

Mám to řešit sama, nebo si najmout účetní – co je lepší?

Pokud máte nebo plánujete mít účetní, ušetříte si čas – ale zodpovědnost zůstává na vás. Nedělejte si iluze, účetní není všespásná.

• Účetní pracuje s tím, co jí dodáte.

• Přehledný systém vám pomůže i mimo účetnictví – např. při reklamaci, plánování výdajů nebo vlastní kontrole.
• Dobře roztříděné doklady šetří čas i peníze – účetní pak nemusí řešit chaos (tudíž vás stojí méně).

❗ Nespoléhejte se v těchto věcech jenom na účetní, ale mějte samy přehled, co se u vás děje. Ne všechny povinnosti můžete převést na ní a hlavně - je to vaše podnikání, vaše odpovědnost, váš systém. 

Mrkněte na článek Proč nestačí spoléhat jenom na účetní, ve kterém přesně zmiňuji, co od účetní můžete očekávat a co už není její starost, a přesto to je pro vás zásadní. 

Pořádek v dokladech není jen povinnost, ale i jistota, že máte podnikání pod kontrolou. A když budete mít jasno, co musíte uchovávat a kde to najdete, nebudete se bát ani slova "kontrola". Tipy na praktické nástroje pro vaše doklady najdete v tomto článku.

Díky za přečtení. Pokud se vám článek líbil a přišel vám užitečný, sdílejte ho a sledujte další příspěvky.